Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Heiwa Solution SA, Rue du Prado 33, 3963 Crans-Montana, Suisse. IDE : CHE-411.776.489.
Contact : info@heiwa-solution.com.

Champ d'application

Cette politique s'applique au groupe Heiwa Solution et à ses activités de conciergerie et de location de courte durée en Suisse : ce site, nos formulaires, l'application voyageur, les hébergements et l'hôtel que nous exploitons ou gérons, le WiFi invités et notre accueil téléphonique.

Quelles données nous collectons

• Données de contact transmises via nos formulaires (estimation, contact, parrainage) : nom, prénom, e-mail, téléphone, informations sur votre bien, message.
• Données de réservation et de séjour : identité, coordonnées, dates, logement, nombre de voyageurs, demandes particulières et échanges avec notre équipe, que vous réserviez via une plateforme (par exemple Airbnb ou Booking) ou directement chez nous.
• Compte voyageur dans l'application : profil, préférences et informations du check-in en ligne.
• Registre des hôtes : les informations d'identité exigées par la réglementation cantonale, y compris une pièce d'identité lorsque c'est requis.
• Appels téléphoniques : enregistrement et transcription des appels avec notre équipe.
• WiFi invités : votre adresse e-mail pour l'accès au réseau.
• Données de paiement : montant, date et statut du paiement. Votre numéro de carte n'est pas conservé chez nous.
• Données de navigation : pages visitées, type d'appareil et de navigateur, adresse IP, uniquement après votre consentement (voir notre politique cookies).

Pourquoi nous les utilisons

• Gérer votre réservation et votre séjour : organisation du séjour, communication avant, pendant et après, facturation. Base : exécution du contrat.
• Gérer votre compte voyageur : profil, préférences, check-in en ligne. Base : exécution du contrat.
• Tenir le registre des hôtes : obligations cantonales en matière de police des étrangers et de taxes de séjour. Base : obligation légale.
• Assurer la qualité de notre accueil téléphonique et le suivi de vos demandes. Base : intérêt légitime. Vous en êtes informé au début de l'appel.
• Vous donner accès au WiFi invités et, si vous l'acceptez, vous envoyer nos offres. Base : consentement.
• Assurer le suivi de la relation client : nous regroupons dans un fichier client interne les données de vos séjours et de nos échanges, pour vous reconnaître et mieux vous servir. Base : intérêt légitime.
• Répondre à vos demandes et établir une estimation ou une offre de gestion locative. Base : mesures précontractuelles.
• Améliorer notre site grâce à des statistiques de visite. Base : consentement.
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales.

Communications marketing

Nous vous envoyons des offres ou des nouvelles uniquement si vous y avez consenti de façon explicite. Nous conservons une trace datée de votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment, par le lien de désinscription présent dans chaque message ou en nous écrivant. Le retrait n'a pas d'effet sur votre séjour ni sur les messages liés à votre réservation.

Paiements

Les paiements en ligne sont traités par Stripe. Votre numéro de carte est saisi et conservé chez Stripe, jamais chez Heiwa Solution. Nous recevons seulement les informations nécessaires au suivi du paiement.

Cookies et mesure d'audience

Ce site charge Google Tag Manager et Google Analytics uniquement après votre accord, donné via le bandeau de consentement. Sans accord, aucun cookie de mesure ou marketing n'est activé. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment depuis notre politique cookies.

Partage des données

Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont transmises uniquement aux prestataires qui nous aident à fonctionner, dans la mesure nécessaire et sous contrat :

• Supabase : base de données, hébergée en Irlande.
• Hostaway : gestion des réservations.
• Stripe : paiements.
• JustCall et Twilio : téléphonie.
• Resend : envoi des e-mails liés à votre réservation et à votre compte.
• Google Workspace : messagerie et documents. Google Analytics : mesure d'audience, après consentement.
• Meta : publicité, après consentement.
• Outils d'intelligence artificielle : transcription des appels et assistance à notre équipe. Nous leur transmettons uniquement les données nécessaires.

Plusieurs de ces prestataires sont des sociétés américaines : voir la section « Transferts hors de Suisse et de l'UE ». Lorsque vous réservez via une plateforme comme Airbnb ou Booking, celle-ci traite aussi vos données selon sa propre politique. Nous pouvons enfin transmettre certaines données aux autorités lorsque la loi l'exige, par exemple pour le registre des hôtes.

Transferts hors de Suisse et de l'UE

Nos données principales sont hébergées dans l'Union européenne (Irlande). Plusieurs de nos prestataires (JustCall et Twilio, Stripe, Google, Meta, Hostaway, Resend) sont toutefois des sociétés américaines et peuvent traiter certaines données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties reconnues par les autorités suisses et européennes : clauses contractuelles types et, selon le prestataire, certification au cadre Swiss-U.S. / EU-U.S. Data Privacy Framework.

Durée de conservation

Nous conservons vos données aussi longtemps que dure notre relation et que les finalités décrites l'exigent. Nous les conservons ensuite le temps imposé par nos obligations légales, notamment 10 ans pour les pièces comptables selon le Code des obligations. Les pièces d'identité du registre des hôtes sont conservées uniquement pendant la durée fixée par la réglementation cantonale. Les demandes sans suite sont supprimées dans un délai raisonnable.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou leur transmission dans un format courant (portabilité). Vous pouvez aussi vous opposer à un traitement et retirer votre consentement à tout moment. En cas d'effacement, nous supprimons ou anonymisons vos données, sauf celles que la loi nous oblige à conserver.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@heiwa-solution.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Vous pouvez aussi saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, si vous résidez dans l'Union européenne, l'autorité de contrôle de votre pays.

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des échanges via HTTPS, accès limités aux seules personnes qui en ont besoin, hébergement du site en Suisse et de nos données dans l'Union européenne.

Modifications

Nous pouvons adapter cette politique pour suivre l'évolution de nos services ou de la loi. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page.

Contact

Question sur vos données ? info@heiwa-solution.com.

Dernière mise à jour : octobre 2026. Ce document est susceptible d'évoluer.